Werkstatt

All-In-One Werkstatt Software für
Reisemobil-Unternehmen

Werkstattaufträge, Warenwirtschaft, Teilemanagement und Buchhaltung in einem System

Caravan-Werkstatt

campware.io bietet, alle für den Betrieb und die Abrechnung einer Reisemobil-Werkstatt notwendigen Funktionen und Prozesse. Dabei sind andere Ressourcen, wie die Warenwirtschaft, Verkauf und Buchhaltung stets eng mit dem Werkstattmodul verzahnt.

Werkstatt-Aufträge

Werkstattaufträge sind der Kern des Werkstattmoduls. Aus diesen können, beispielsweise nach Kalkulation eines Umbaus, Angebote für deine Kunden erstellt werden. Hierzu werden Arbeitsleistung und Teile abgefragt, eingeplant und in einem Auftrag gespeichert.

Nach Freigabe wird dann ggfs. notwendiges Material in der Warenwirtschaft blockiert und Personalkapazitäten aus der Mitarbeiterverwaltung in der Werkstatt disponiert.

Mitarbeiterverwaltung

campware.io erlaubt es dir deinen Mitarbeiterbestand zu erfassen, inklusive der individuellen Arbeitszeiten, Krankheit und Urlaub. So können Werkstattaufträge auf die verschiedenen Personalressourcen disponiert werden und deine Mitarbeiter sehen übersichtlich ihre nächsten Aufgaben.

Die Arbeitszeiterfassung erfolgt ebenfalls direkt in campware.io. Deine Werkstatt-Mitarbeiter loggen sich in ihren mobilen Zugang ein, wählen den aktuellen Auftrag an und beginnen die Erfassung. So wird die Arbeitszeit nicht nur lückenlos erfasst, die Zuordnung auf Aufträge und Kostenstellen ist auch sehr präzise.

Das erlaubt genauere Abrechnungs- und Controlling Modelle: Sind für einen Auftrag zwei Zeitstunden Arbeit eingeplant, dein Mitarbeiter erledigt sie aber in nur einer, kannst du später nachvollziehen, wie rentabel deine Werkstatt ist oder sogar einzelne Mitarbeiter sind.

Teileverwaltung und Warenwirtschaft

campware.io verfügt über eine vollwertige Warenwirtschaft mit Lager- und Bestandsverwaltung. Diese Warenwirtschaft ist eng mit der Werkstatt verzahnt: beim Erstellen von Werkstattaufträgen oder Arbeitspaketen wird direkt auf die Warenwirtschaft zugegriffen.

Auch Teile, die nicht lagernd, aber in einer Lieferantendatenbank hinterlegt sind, können direkt mit Ein- und Verkaufskonditionen in einem Werkstattauftrag angeboten werden. Bei Annahme des Angebots oder Erstellung des Werkstattauftrags werden die entsprechenden Teile entweder im Lager reserviert oder automatisch für den Einkauf vorgemerkt und disponiert.

Pakete

Leistungen, welche du wiederkehrend in der Werkstatt anbietest, zum Beispiel den Einbau einer Dachklimaanlage oder eine Dichtigkeitsprüfung, kannst du als vordefiniertes Paket abspeichern. Ein Paket besteht dabei immer aus einer Arbeitsleistung und Material – entweder Teilen aus der Warenwirtschaft oder Freitext-Waren, welche du beliebig anlegen kannst. Diese Pakete können vordefiniert und abgespeichert werden, sodass dein Serviceberater innerhalb weniger Klicks Angebote für Standardleistungen erzeugen kann.

Natürlich können auf Werkstattangeboten auch Pakete und manuelle Positionen kombiniert werden.

Ebenso können Pakete für die Vermietung hinterlegt werden, die auf interne Kostenstellen verweisen. Wenn deine Fahrzeuge nach der Miete zum Beispiel standardmäßig gereinigt werden müssen, kannst du diese Leistung automatisiert anlegen und nach einer Miete an einen deiner freien Mitarbeiter disponieren. Die entsprechende Arbeitsleistung geht in die betriebswirtschaftliche Betrachtung des jeweiligen Fahrzeugs ein und wird bei der Rentabilitätsbeurteilung betrachtet.
 

Zahlungsmanagement

Die Abwicklung von Zahlungen im Zusammenhang mit Werkstattdienstleistungen ist direkt in campware.io möglich. Nicht nur die Rechnungslegung inklusive Abschlagsrechnungen erfolgt direkt über das Buchhaltungs-Modul, auch die Erfassung und Zuordnung entsprechender Zahlungen bzw. Transaktionen ist direkt im jeweiligen Auftrag möglich.

Dabei können über die Schnittstelle zum POS/Kasse auch vor Ort Zahlungen wie Bargeldzahlungen oder Kreditkartenzahlungen rechtskonform angenommen und direkt zugeordnet werden.

Interne Aufträge

Auch interne Werkstattaufträge können in campware.io angelegt und umgesetzt werden. Der wesentliche Unterschied dabei ist, dass es keinen Rechnungsempfänger gibt, sondern dass die entsprechende Leistung intern verbucht wird. So können beispielsweise Leistungen, die zur Kaufpreissteigerung beitragen sollen, sauber erfasst und deren Wirksamkeit im Nachhinein geprüft werden.

Controlling und Kostenstellen

campware.io macht die wirtschaftliche Leistung deines Betriebs transparent: Umsätze, Kosten und damit die Rentabilität aller Ressourcen – Fahrzeuge, Teileverkauf, Personal – können klar ausgewertet werden.

Für das Personal werden interne und externe Verrechnungssätze hinterlegt. In der Warenwirtschaft liegen für jedes Teil die Einkaufs- und Listenpreise vor. So ist jederzeit nachvollziehbar, was etwas gekostet hat und was es eingebracht hat.

Erstellst du für einen Kunden mit eigenem Wohnmobil einen Werkstattauftrag, kannst du exakt sehen, welchen Ertrag du durch verbaute Teile und durch die geleistete Arbeit erzielt hast. Braucht ein Mitarbeiter länger als geplant, sinkt die Rentabilität des Auftrags. Ist er schneller fertig, steigt sie.

Auch interne Aufträge werden vollständig erfasst: Welche Teile wurden zu welchem Preis verbaut? Welche Arbeitszeit ist ins Fahrzeug geflossen, zu welchem internen Stundensatz? All diese Informationen fließen in die Fahrzeughistorie.

Wenn interne Arbeiten später doch dem Kunden berechnet werden – z. B. bei einem Schaden aus der Vermietung –, wird der Rechnungsbetrag des Kunden bzw. die Erstattung durch die Versicherung ebenfalls dokumentiert und gegengerechnet. So entsteht am Ende ein vollständiges Bild, was ein Fahrzeug wirklich kostet – und was es wirklich verdient.

Schadensregulierung

Das Werkstattmodul ist eng mit Vermietung verzahnt. Ein leider häufig auftretender Fall ist die Beschädigung von Fahrzeugen innerhalb der Vermietung. campware.io erlaubt nicht nur, die Schadenreparatur digital zu steuern: schon bei der digitalen Erstellung des Rücknahmeprotokolls stellt campware.io einen Schaden fest. Infolgedessen wird die hinterlegte Kaution deines Mieters blockiert, dein Servicemitarbeiter erhält den Auftrag, den Schaden zu bewerten. Im Zuge der Schadensbewertung erstellt dieser einen Werkstattauftrag und disponiert die entsprechenden Teile aus der Warenwirtschaft und deine Werkstattmitarbeiter zur Umsetzung.

Die Rechnung für die Schadensreparatur wird direkt aus dem Werkstattauftrag erstellt und mit deinem Kunden verknüpft. Dies erlaubt eine direkte Verrechnung mit der hinterlegten Kaution. Hat dein Mieter eine Reiseversicherung abgeschlossen, kann aus der Schadensbewertung automatisch eine Meldung an die Versicherung sowie eine Abtretungserklärung gesendet werden.